El FEC es el archivo estructural que todas las empresas que utilizan contabilidad estructurada deben presentar a las autoridades fiscales en caso de auditoría. Su formato está estrictamente regulado, hasta el último campo, y su incumplimiento está sujeto a sanciones.
| Fecha | Journal | Cantidad |
|---|---|---|
| 05/01 | VE | 2 400,00 |
| 28/01 | BQ | 2 400,00 |
| 12/02 | VE | 1 800,00 |
| 14/03 | AC | 600,00 |
Basta con introducir, validar y adjuntar los documentos periódicamente para cumplir con la obligación.
El archivo solo contiene entradas validadas. Si la contabilidad se deja en borrador, el archivo de la FEC quedará incompleto y, por lo tanto, no cumplirá con la normativa. La validación mensual resuelve el problema de forma permanente.
El archivo de la FEC contiene la referencia del documento, no el documento en sí. Los documentos justificativos permanecen a disposición del auditor, en el formato en que usted los guarda.
La obligación solo se activa tras la verificación, pero el plazo es breve. Generar y probar el archivo después de cada cierre elimina cualquier sensación de urgencia.
Todos los datos introducidos en Djaboo se incorporan a las entradas que recupera el archivo.
El archivo de asientos contables, comúnmente llamado FEC, es un archivo digital que contiene todos los asientos contables de un ejercicio fiscal en un formato estandarizado. Incluye cada asiento, con su número de cuenta, descripción, importe de débito e importe de crédito.
Esta obligación está recogida en el artículo L47 AI del Código de Procedimientos Tributarios francés. Se aplica desde el 1 de enero de 2014 a todos los sistemas de contabilidad informatizados, independientemente del tamaño de la empresa. Por lo tanto, el FEC (Expediente Contable Francés) afecta a prácticamente todas las empresas francesas, incluidas aquellas que utilizan software de contabilidad en línea sencillo.
El FEC (Archivo de Asientos Contables) permite al auditor analizar los registros contables de una empresa utilizando sus propias herramientas, sin necesidad de consultar las pantallas del software de contabilidad. Esto le permite ordenar, filtrar, recalcular y detectar anomalías de forma remota, en tan solo unos minutos, sobre volúmenes de datos que nadie podría examinar manualmente.
Para la empresa, generar un FEC que cumpla con la normativa también es una buena prueba: un archivo generado sin errores indica una contabilidad informatizada correcta, con entradas validadas y números de cuenta consistentes.
Es un error común confundir el FEC (Archivo Contable Francés) con la declaración de impuestos o una exportación contable estándar. La declaración de impuestos es el resultado, mientras que el FEC contiene los datos brutos: todas las entradas, línea por línea, sin agrupaciones ni ajustes.
Esto se aplica a las empresas que llevan su contabilidad mediante un sistema informatizado y están sujetas a auditoría contable. Esto incluye las categorías BIC, BNC y BA, tanto para efectos del impuesto sobre la renta de las empresas como de las personas físicas.
Una empresa que lleva toda su contabilidad en papel no está obligada a presentar el FEC (Expediente Contable Francés). En la práctica, esto es cada vez menos frecuente. Las microempresas que solo registran sus ventas también están exentas, ya que no realizan asientos contables según lo estipulado en el plan contable.
Cuando una empresa se encarga de la contabilidad, genera el archivo de asientos contables utilizando su propio software. Sin embargo, la empresa sigue siendo responsable de transmitir el FEC (Archivo de Asientos Contables) y garantizar su cumplimiento: en caso de incumplimiento, la empresa es sancionada.
La estructura del archivo de registros contables está definida en el artículo A47 A-1 del Código de Procedimientos Tributarios. Para las empresas de la categoría BIC (Beneficios Industriales y Comerciales), dieciocho campos son obligatorios, en este orden específico.
Champ | Contenido |
|---|---|
Código de diario | Código de registro original |
Biblioteca de revistas | Título del periódico |
Escritura digital | Número de entrada |
Fecha de redacción | Fecha contable |
Número de cuenta | Número de cuenta, según las normas del plan contable |
CompteLib | Etiqueta de cuenta |
CompAuxNum | Número de cuenta subsidiaria |
CompAuxLib | Descripción de la cuenta subsidiaria |
Referencia de la pieza | Referencia del documento de apoyo |
Fecha de la pieza | Fecha de la obra |
EcritureLib | Etiqueta de escritura |
Débito | Importe a debitar |
Crédito | Importe abonado |
Escribiendo | Código de letras |
DateLet | Fecha de rotulación |
Fecha de validez | Fecha de validación de la escritura |
Cantidad en moneda | Importe en moneda extranjera, si corresponde. |
Divisa | identificador de moneda |
Las empresas sujetas a los regímenes fiscales BNC (beneficios no comerciales) y BA (beneficios agrícolas) cuentan con estructuras adaptadas a sus métodos contables, con un número diferente de campos. El principio sigue siendo el mismo: cada línea de entrada, sin agregación.
El FEC es un archivo informático en formato de texto, con un único separador entre campos: una tabulación o una barra vertical. La primera línea contiene los nombres de los campos, en el orden prescrito. Un archivo de hoja de cálculo no cumple con los estándares, aunque contenga exactamente la misma información.
El nombre del archivo sigue una regla específica: el número SIREN de la empresa, la abreviatura FEC y, a continuación, la fecha de cierre del período contable en formato año, mes y día. Los archivos con nombres incorrectos suelen ser rechazados durante la transmisión, incluso si su contenido es correcto.
Se aceptan dos codificaciones: ASCII y UTF-8. Los errores de acentos en las etiquetas casi siempre se deben a una codificación incorrecta durante la exportación. Este punto requiere verificación, ya que dificulta el uso del contenido por parte del revisor.
Todos los programas de contabilidad que se venden en Francia ofrecen la opción de exportar el FEC (Exportación de Datos Fiscales). Esta función suele encontrarse en el menú de informes o exportación de impuestos. Generar un FEC solo lleva unos segundos: se selecciona el año fiscal, se confirma y se genera el archivo de asientos contables.
El archivo generado por su software solo contiene entradas validadas. Un archivo contable (FEC) no validado produce un archivo incompleto y, por lo tanto, no conforme. Validar las entradas contables es el primer paso antes de cualquier exportación y, además, es una buena práctica en sí misma.
La Dirección General de Finanzas Públicas (DGFIP) de Francia ofrece una herramienta de prueba gratuita que verifica la estructura del archivo: presencia de campos, formato de fecha, coherencia de importes y saldo entre débitos y créditos. Realizar esta verificación antes de enviar cualquier solicitud evita sorpresas desagradables el día de la auditoría.
Un FEC (Archivo de Asientos Contables) abarca un período contable. Por lo tanto, una auditoría que abarque tres períodos implica la presentación de tres archivos separados, cada uno nombrado según su fecha de cierre.
El procedimiento comienza con una notificación de verificación enviada a la empresa. Este documento especifica los ejercicios financieros correspondientes y menciona la obligación de presentar el FEC (expediente contable francés). El plazo comienza a contar a partir de la recepción de esta notificación.
La empresa tiene un plazo legal, a partir de la fecha de recepción de la notificación, para presentar el FEC (Archivo de Asientos Contables). Este plazo es breve, especialmente si el archivo de asientos contables nunca se ha probado. Anticiparse a esta solicitud generando un FEC anualmente al final del ejercicio fiscal elimina cualquier sensación de urgencia.
El FEC (Expediente de Asientos Contables) se presenta electrónicamente o por medios digitales, según los procedimientos especificados por el auditor. La transmisión remota se ha convertido en la norma, simplificando el proceso para todos.
El auditor procesa los datos contables mediante software: busca duplicados, verifica la numeración y realiza la conciliación con las declaraciones de impuestos. Estos análisis abarcan todos los asientos contables, no solo una muestra.
El artículo 1729 D del Código General Tributario francés establece una multa de 5.000 € por no presentar el FEC (Expediente Contable Francés) o por cualquier otro incumplimiento en dicho expediente. En caso de rectificación, la sanción podrá incrementarse hasta el 10 % del impuesto adeudado por la empresa si este importe es superior.
Un archivo incompleto o con formato deficiente, que contenga entradas no validadas o totales que no coincidan con los registros contables, constituye un incumplimiento. El contenido es tan importante como la forma: un archivo técnicamente válido al que le falte un asiento contable también está sujeto a sanciones.
Más allá de la multa, la ausencia de un archivo FEC utilizable puede conllevar el rechazo de los registros contables. Las autoridades fiscales reconstruyen entonces los resultados utilizando sus propios recursos, lo que representa, con diferencia, la consecuencia más costosa para la empresa.
Este es el error más común. Las entradas no validadas no se incluyen en el archivo de registros contables y los totales ya no coinciden con el balance. Valide cada período después de la verificación y el problema desaparecerá definitivamente.
Un número de cuenta que no cumple con los estándares del plan contable, por ejemplo, una raíz inventada, dificulta el uso del archivo. El auditor ya no puede vincular la línea a una categoría conocida y la empresa debe proporcionar una explicación.
El campo EcritureLib debe describir la transacción. Las etiquetas vacías o que solo contienen un punto llaman la atención de inmediato. Este detalle de la contabilidad diaria será penalizado durante una auditoría fiscal.
El campo EcritureNum debe seguir una secuencia continua en cada asiento contable. Una interrupción en la numeración sugiere la eliminación de un asiento, que es precisamente lo que la normativa pretende evitar.
Los campos EcritureLet y DateLet deben ser coherentes: un código de letras sin fecha, o viceversa, produce una anomalía estructural. La regla es sencilla: ambos campos se rellenan juntos o ninguno.
La mejor opción es generar un archivo FEC inmediatamente después de cada cierre, probarlo con la herramienta DGFIP y archivarlo junto con los demás documentos contables. Cuando llegue la solicitud, simplemente envíela.
Al igual que otros documentos, el archivo debe conservarse durante diez años. Archivelo fuera del software, en un soporte que usted controle: un cambio de herramienta o proveedor de servicios nunca debería privarle de sus propios datos contables.
Un FEC (archivo contable francés) conforme a la normativa es el resultado de una contabilidad informatizada bien gestionada. Introducir, validar, conciliar y comprobar periódicamente las cuentas transitorias son tareas de gestión rutinarias suficientes para cumplir con la obligación sin mayor esfuerzo.
Antes de elegir un software de contabilidad, asegúrese de que genere un archivo FEC que cumpla con la normativa y le permita probarlo. Esta función puede parecer secundaria al momento de la compra, pero resulta crucial el día de la auditoría.
En una auditoría fiscal moderna, el archivo de registros contables es el primer documento que se solicita. Las autoridades tributarias ya no empiezan por los archivos físicos, sino por los datos. Por lo tanto, cualquier empresa sujeta a este requisito debe considerar el archivo de registros contables como el documento principal de su defensa.
El procesamiento realizado sobre el archivo de asientos contables se centra en anomalías específicas: rupturas de secuencia, asientos realizados después del cierre, importes redondos repetitivos, cuentas transitorias no liquidadas, inconsistencias entre los asientos contables y las declaraciones de impuestos presentadas.
Los puntos planteados se analizan a continuación. Para dar respuestas precisas, es necesario comprender los propios registros contables. Es aquí donde las prácticas contables con descripciones claras se vuelven invaluables, mucho más allá del mero cumplimiento de las normas de la FEC.
Un contable con experiencia en auditorías fiscales sabe cómo anticipar preguntas y preparar la documentación justificativa. Involucrarlo tan pronto como se reciba la notificación es una precaución básica, y siempre resulta menos costoso que reaccionar a posteriori.
Los requisitos del archivo FEC forman parte de un conjunto más amplio: contabilidad regular, conservación de documentos, un registro de auditoría fiable para el IVA y, próximamente, facturación electrónica. Todos se basan en el mismo requisito: datos contables completos e inalterables.
La reforma de la facturación electrónica refuerza este enfoque. A partir del 1 de septiembre de 2026, todas las empresas deberán poder recibir facturas electrónicas, y la obligación de emitirlas se implementará gradualmente hasta el 1 de septiembre de 2027 para las pymes y las microempresas. Los datos transmitidos se incorporarán directamente a los registros contables de las empresas.
En la práctica, una empresa que utilice software de contabilidad actualizado no necesita hacer nada especial: generar un FEC (expediente contable francés) conforme a la normativa y responder a las solicitudes de las autoridades fiscales se convierten en operaciones rutinarias. Quienes aún trabajen con hojas de cálculo tendrán que cambiar de herramientas; no hay otra alternativa.
Acostúmbrese a realizar un ejercicio completo cada año después del cierre de libros: genere un archivo FEC, pruébelo, archívelo y verifique que los totales coincidan con el balance general. Media hora al año es suficiente para eliminar el riesgo fiscal asociado con el formato del archivo.
Crea una cuenta gratuita y mantén tus transacciones validadas y justificadas.
