Supervise los volúmenes disponibles, registre cada envío entrante y saliente, y reciba alertas antes de que se produzcan faltantes de existencias. la gestión del inventario deja de ser una hoja de cálculo actualizada desde la memoria y se convierte en información compartida en tiempo real, vinculada a su ventes ¡Felices compras!
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Un buen software de gestión de inventario no se trata de cumplir con requisitos mínimos. Se trata de no volver a prometer un producto que no se tiene y de no volver a inmovilizar capital en existencias obsoletas.
Tres síntomas se repiten en todas las pequeñas empresas: interrupciones inesperadas, efectivo inmovilizado en referencias inactivas y el inventario anual que paraliza la actividad.
Sin un control de existencias, nadie prevé una escasez hasta que se descubre en el momento de la entrega. Se registra una venta, el producto no está disponible y el cliente espera.
En Djaboo, cada transacción actualiza el volumen disponible de inmediato. El vendedor que promete una fecha de entrega lo hace con información precisa, y el almacén ya no necesita confirmarla por teléfono.
Por temor a la escasez, se realizan grandes pedidos. Las cantidades y productos inactivos ocupan espacio de almacenamiento y representan un costo que pocos gerentes saben cuantificar.
Con una cantidad mínima de pedido definida por referencia, la alerta se activa en el momento oportuno. El albarán de recepción se genera a partir del pedido del proveedor y la recepción actualiza automáticamente el inventario.
Contar todo el almacén a la vez obliga a paralizar las operaciones, y cualquier discrepancia se descubre demasiado tarde para poder explicarla. El inventario anual es una tarea tediosa que todos posponen.
El inventario rotativo resuelve el problema: una zona por semana, contada en veinte minutos. Las discrepancias se explican de inmediato, mientras aún se puede identificar la causa.
Un único almacén es fácil de gestionar. Varios almacenes requieren transferencias rastreables; de lo contrario, los datos se corrompen en cuestión de semanas y nadie vuelve a confiar en el sistema.
Cada almacén tiene su propio inventario. Las transferencias internas se gestionan mediante un conocimiento de embarque interno. Y en el caso de los productos compuestos, la fabricación consume automáticamente los componentes.
Reseñas recopiladas y verificadas en Google, Trustpilot, G2 y Capterra.
"Estábamos prometiendo plazos de entrega que no podíamos cumplir porque nadie sabía realmente qué existencias quedaban. Desde que establecimos los límites de inventario, no hemos tenido ni una sola escasez imprevista."
"Antes, el inventario anual requería dos días de descanso. Con el inventario continuo, contamos una zona cada viernes por la mañana en veinte minutos y ya no tenemos que interrumpir nada."
"El hecho de que el inventario esté vinculado a las ventas y las compras lo cambia todo. Un pedido del cliente compromete la mercancía, un recibo la incrementa y ya no tengo que volver a introducir nada en ningún sitio."
La pregunta que debes hacerte siempre es la misma: ¿qué producto te ha causado ya problemas? Ese es el que debes seguir primero.
Djaboo se conecta con tus herramientas favoritas. Tus datos bursátiles se sincronizan automáticamente con tu ecosistema actual.
Respuestas claras sobre la gestión de inventario con Djaboo.
Un software de gestión de inventario Esta solución realiza un seguimiento de los volúmenes disponibles, registra las entradas y salidas de mercancías y le avisa antes de que se produzcan faltantes de stock. Para una pequeña empresa o una pyme, la gestión de inventario deja de ser una hoja de cálculo actualizada de memoria y se convierte en información compartida en tiempo real.
La cuestión no es si tu empresa gestiona inventario. Si compras productos para revender o procesar, ya lo haces. La verdadera pregunta es cuánto te cuesta tu método actual.
Tres síntomas son comunes en todas las pequeñas empresas.
La escasez de existencias se produce sin previo aviso. Se registra una venta, pero el producto no está disponible y el cliente espera. Sin un control de existencias, nadie prevé la falta de stock antes de la entrega.
El exceso de existencias inmoviliza el flujo de caja. Por temor a la escasez, se realizan grandes pedidos. Las cantidades y productos inactivos ocupan espacio de almacenamiento y representan un costo que pocos gerentes saben cuantificar.
El inventario anual se convierte en una verdadera odisea. Contar todo a la vez obliga a interrumpir la actividad, y la discrepancia que se encuentra llega demasiado tarde para poder explicarse.
Situación | Sin software de gestión de inventario | Con software de gestión de inventario |
|---|---|---|
Disponibilidad del producto | Verificado al ir a mirar | Visualizable en tiempo real |
Reposición | Se activa cuando alguien piensa en ello. | Alerta automática al alcanzar el umbral definido. |
inventario | Anual, actividad interrumpida | Giro, por zona |
Trazabilidad | Reconstruido de memoria | Historial de movimientos de acciones |
Entre las empresas equipadas con esta tecnología, surgen sistemáticamente cinco ventajas.
Reducir las interrupciones. Una alerta de umbral le permite anticiparse en lugar de reaccionar, lo que reduce directamente la pérdida de ventas.
Reducir la inmovilización financiera. Un análisis de rotación identifica los productos inactivos, que a menudo representan una gran parte del valor almacenado.
Automatice la entrada de datos. Los códigos de barras eliminan la necesidad de volver a introducir los datos y hacen que el registro sea fiable, sin ningún esfuerzo adicional por parte del usuario.
Acelerar la preparación. Una lista de empaque clara ahorra tiempo en cada envío y agiliza el procesamiento de los pedidos.
Facilitar el inventario. Contar una zona por semana es más eficiente que contarlo todo una vez al año, y mucho menos engorroso para el equipo.
Cada venta, llegada y transferencia actualiza el volumen disponible. El seguimiento en tiempo real es la funcionalidad principal: sin él, todas las demás dependen de datos inexactos.
Un umbral definido para cada producto activa una alerta antes de que se agote el stock. El suministro se convierte en una decisión proactiva, lo que facilita la relación con el proveedor y permite negociar en lugar de realizar compras de emergencia.
Los códigos de barras automatizan la entrada de datos tanto para las mercancías entrantes como salientes. Cada transacción se registra en el momento en que se produce, por la persona que la realiza, lo que agiliza el trabajo y reduce los errores.
Cuando existen dos ubicaciones de almacenamiento, es fundamental saber dónde se encuentran las mercancías. La gestión de múltiples almacenes también permite realizar transferencias internas con seguimiento.
Contar una zona por semana permite mantener niveles de inventario fiables sin interrumpir las operaciones. Este es el método más eficiente para una pequeña empresa.
El módulo de gestión de inventario de Djaboo comparte la misma base de datos que ventas, compras y facturación. Un pedido del cliente confirma la compra de la mercancía, y una entrega del proveedor la incrementa. No requiere mantenimiento de ninguna integración.
Inventario por ubicación, con disponibilidad de productos en tiempo real.
Umbrales de reordenamiento por artículo
Llegada de mercancías y pedidos de compra a proveedores
Preparación, lista de empaque y entrega
Inventario rotatorio y discrepancias justificadas
Gestión de múltiples almacenes y transferencias internas.
Códigos de barras para automatizar flujos de trabajo
Nomenclaturas para productos compuestos
Informe de análisis de rotación
Esta cobertura satisface las necesidades de una empresa que almacena mercancías pero no se especializa en logística. Un gran distribuidor con miles de referencias y preparación de pedidos automatizada requerirá una herramienta logística especializada.
Esto es lo que distingue una solución integrada de una aplicación independiente. La gestión de pedidos y la gestión de inventario utilizan los mismos productos, precios y proveedores. Una venta actualiza la disponibilidad sin necesidad de exportar datos, y el informe de fin de mes relaciona los ingresos con el flujo de caja.
La pregunta surge en cuanto una empresa crece. Un sistema ERP abarca todos los procesos, desde la contabilidad hasta la producción, y la gestión de inventario es solo un módulo. Un software especializado en gestión de inventario se centra en un único tema y lo aborda en profundidad.
Para una pequeña empresa, la decisión se reduce a un criterio simple: el costo de implementación. Un sistema ERP requiere un proyecto, un presupuesto y varios meses. Una solución de gestión de inventario integrada a su herramienta de ventas se puede activar en pocos días y cuesta una fracción del precio.
Djaboo se sitúa entre ambos. La gestión de inventario es un módulo completo, diseñado para ser fácil de activar, pero vinculado a las ventas, las compras y la facturación como lo haría un ERP.
No todas las empresas gestionan sus productos de la misma manera. La mayoría de los casos se pueden describir con tres tipos de operación.
El nivel de existencias supera el umbral. Se define un nivel mínimo de existencias para cada artículo, y la reposición se activa al alcanzar dicho umbral. Este es el método más sencillo y resulta adecuado para la mayoría de las pequeñas empresas.
Niveles de existencias a esta fecha. Los pedidos se realizan con una periodicidad fija, semanal o mensual, y los volúmenes se ajustan según las tendencias observadas. Esta estrategia facilita la relación con el proveedor, pero requiere un análisis regular.
Stock disponible bajo pedido. No se almacena nada hasta que el cliente realiza un pedido. El coste de mantener el inventario es cero, pero el plazo de entrega es mayor.
Un buen software de gestión de inventario debería ofrecer estos tres modos y permitir combinarlos según las categorías de productos.
El software de gestión de inventario no debe imponerle un proceso; debe adaptarse al suyo. En términos concretos, esto significa tres cosas.
La capacidad de gestionar diferentes unidades de medida según el artículo, como por unidad, peso o metro. La posibilidad de ofrecer acceso restringido a determinados usuarios, permitiendo que el equipo de campo registre las transacciones sin acceso a los precios de compra. Y la capacidad de realizar un seguimiento del inventario en tiempo real desde un dispositivo móvil, no solo desde un ordenador de escritorio.
Estas necesidades parecen obvias, pero descartan gran parte de las soluciones disponibles en el mercado, diseñadas para un solo tipo de negocio.
El objetivo final no es interno. Un cliente que realiza un pedido quiere saber si el producto está disponible y cuándo se entregará. Una gestión de inventario fiable permite obtener respuestas inmediatas, en lugar de hacer promesas y luego llamar para disculparse.
Este es el mejor argumento de venta para una buena gestión de inventario, y el que las comparaciones de características suelen pasar por alto sistemáticamente.
El número de referencias. Para menos de unos pocos cientos de productos, una solución integrada es suficiente. Para más de varios miles, con ubicaciones precisas, es necesario un sistema diseñado para la logística.
El número de sitios. Gestionar una sola ubicación es sencillo. Contar con varios almacenes requiere que las transferencias sean rastreables; de lo contrario, los datos se vuelven inexactos en pocas semanas.
El enlace a la venta. Si sus pedidos se ingresan en otro lugar, deberá mantener una integración. Dentro de la misma herramienta, la disponibilidad del producto es precisa solo por diseño.
La forma en que trabajan sus equipos. Una aplicación que requiere una estación de trabajo fija no se utilizará en exteriores. El acceso móvil influye mucho más en la tasa de adopción por parte de los usuarios que la riqueza de funciones.
Una herramienta no puede reemplazar un método. Tres prácticas mejoran la gestión de inventario incluso antes de cambiar de software.
Ordena las referencias por importancia. Una pequeña parte de los productos representa una gran parte de su valor. Monitorear estos semanalmente y los demás trimestralmente permite concentrar los esfuerzos donde realmente importan.
Establezca un umbral por referencia. Un producto que se vende a diario y un producto de temporada no tienen la misma necesidad de cobertura.
Graba en el momento en que sucede. La demora en la introducción de datos es la principal causa de discrepancias. Es mejor escanear los datos al llegar que completar una tabla el viernes.
Sector | Problema principal | Característica clave |
|---|---|---|
Comercio y distribución | Evite la escasez de existencias | Umbrales y reabastecimiento |
Artesanía y producción | Conocer los componentes disponibles | Nomenclaturas |
Punto de venta | Alinear tienda y almacén | Gestión de múltiples almacenes |
Servicios con equipos | Realizar el seguimiento del equipo asignado | Trazabilidad de flujos |
Tres indicadores proporcionan una base honesta para la comparación, y su análisis es suficiente para determinar si la dificultad proviene del método o de la herramienta.
La tasa de desabastecimiento, el porcentaje de pedidos que no se cumplen de inmediato. La tasa de rotación, el número de reposiciones por año. Y la discrepancia de inventario, la diferencia entre los niveles de existencias teóricos y reales.
Muchas empresas cambian de software cuando su problema se debe a la introducción tardía de datos. Medir primero evita automatizar un proceso caótico.
Importa la lista de productos con sus referencias y precios.
Introduzca los volúmenes observados durante un inventario inicial.
Defina umbrales para las referencias importantes.
Capacitar al equipo para que registre el flujo de llegadas y salidas.
Durante el primer mes, supervise una zona diferente cada semana.
El inventario inicial es un paso crucial que no debe hacerse con prisas. Un sistema alimentado con volúmenes inexactos puede tardar varios meses en recuperar datos fiables.
Sí, siempre que varias personas gestionen el inventario o haya dos almacenes. Si no, bastará con un tablero siempre que una sola persona lo gestione.
Djaboo satisface las necesidades de una empresa que almacena mercancías para la venta o la producción. Un gran almacén con gestión de ubicaciones requiere una herramienta especializada.
Sí. Cada ubicación tiene su propio inventario y se realiza un seguimiento de las transferencias internas.
No son obligatorios, pero automatizan la entrada de datos y garantizan la fiabilidad del flujo de información. Esta es la mayor ventaja para un equipo de campo.
La lista de materiales describe los componentes. La producción consume los volúmenes correspondientes del inventario.
Una cuenta gratuita te permite importar algunos productos y realizar un seguimiento de todo el ciclo, desde el pedido al proveedor hasta la venta.
Empiece con los productos que ya le han causado problemas. Defina su umbral, active la alerta y observe cuántas roturas de stock evita al mes. Esta métrica es mucho más eficaz que comparar las características de un catálogo.
Una vez implementado el sistema, bastan unos pocos pasos sencillos para obtener beneficios reales. Aquí los presentamos, en el orden en que resultan más efectivos.
Revisa las alertas todas las mañanas. Solo se necesitan tres minutos. Así se evitan las faltas de stock el día anterior, no el día que llama el cliente.
Utilice la aplicación móvil en el terreno. Un usuario que registra datos desde el almacén de datos produce información precisa. El mismo usuario que los registra en papel produce una discrepancia.
Supervisar una familia por semana. Este monitoreo regular mantiene la confiabilidad sin interrumpir las operaciones y facilita el trabajo de todos.
Revise los umbrales cada trimestre. Una necesidad evoluciona. Un umbral definido hace un año ya no se corresponde con el ritmo actual de ventas.
Combine la gestión de pedidos con el inventario en tiempo real. Es esta intersección la que nos permite anunciar un plazo de entrega fiable al cliente y, por lo tanto, optimizar la promesa comercial.
El costo del software de gestión de inventario es comparable al del sistema actual, que rara vez se cuantifica. La falta de existencias representa una venta perdida y, en ocasiones, un cliente perdido. El exceso de inventario inmoviliza capital que no está disponible para las operaciones comerciales.
Estos dos costes se calculan trimestralmente. En la mayoría de las pequeñas empresas, superan con creces el precio de una solución adecuada, y es este cálculo el que debería guiar la decisión, en lugar de comparar las características.
Empiece por los artículos que ya le han causado problemas. Defina su umbral, active la alerta y observe durante un mes cuántas roturas de stock evita.
